Sera ya faragha

kuanzishwa

Sera hii ya Faragha inaelezea jinsi DEBRA inavyokusanya, kutumia, na kulinda taarifa binafsi. Imeundwa ili kuhakikisha kwamba watu binafsi wanaelewa jinsi data zao zinavyoshughulikiwa na kuzingatia sheria husika za ulinzi wa data.

Taarifa za Usalama

DEBRA inachukua usalama wa taarifa binafsi kwa uzito. Tunatekeleza hatua mbalimbali za kulinda data kutokana na ufikiaji, matumizi, au ufichuzi usioidhinishwa. Hatua hizi ni pamoja na usimbaji fiche, vidhibiti vya ufikiaji, na tathmini za usalama za mara kwa mara ili kuhakikisha uadilifu na usiri wa taarifa binafsi.

haki

DEBRA itashughulikia data yako binafsi kwa haki na kisheria kila wakati na itakusanya taarifa kutoka kwako tu kwa madhumuni yaliyoainishwa katika Sera yetu ya Faragha ili kutoa huduma zetu na kutoa usaidizi.

Mdhibiti wa Data

DEBRA, The Capitol Building, Oldbury, Bracknell RG12 8FZ

Afisa Ulinzi wa Data

Dawn Jarvis - dawn.jarvis@debra.org.uk

Nambari ya usajili ya ICO

Z6861140

Ni taarifa gani tunazokusanya, tunazotumia na kwa nini?

DEBRA inaweza kukusanya taarifa zilizoorodheshwa hapa chini ili kutoa huduma na bidhaa, ikiwa ni pamoja na uwasilishaji na marejeleo kutoka kwa watu wengine:

• Majina na maelezo ya mawasiliano
• Jinsia
• Anwani
• Tarehe ya kuzaliwa
• Maelezo ya mawasiliano ya dharura
• Maelezo ya jamaa wa karibu
• Picha au rekodi za video
• Historia ya matumizi ya huduma
• Taarifa za kiafya (ikiwa ni pamoja na hali za kiafya, matokeo ya vipimo, mizio, mahitaji ya kiafya na historia ya kiafya)
• Taarifa za lishe (ikiwa ni pamoja na mzio na hali za kiafya)
• Taarifa kuhusu kazi, nyumba na hali ya maisha
• Taarifa kuhusu mahitaji ya usaidizi
• Taarifa kuhusu mtindo wa maisha, mambo yanayokuvutia au historia ya kibinafsi
• Data ya makosa ya jinai
• Kumbukumbu za mikutano na maamuzi
• Taarifa kuhusu mapato na mahitaji ya kifedha kwa ajili ya ufadhili au usaidizi wa bajeti binafsi
• Maelezo ya malipo (ikiwa ni pamoja na taarifa za kadi au benki kwa ajili ya uhamisho na malipo ya moja kwa moja)
• Taarifa za mtumiaji wa tovuti (ikiwa ni pamoja na safari za mtumiaji na ufuatiliaji wa vidakuzi)
• Taarifa zinazohusiana na pongezi au malalamiko

Tunakusanya au kutumia taarifa zifuatazo kupokea michango au ufadhili na kupanga shughuli za kuchangisha fedha:

• Majina na maelezo ya mawasiliano
• Anwani
• Maelezo ya malipo au benki
• Historia ya michango
• Taarifa za walipa kodi (kwa madhumuni ya Msaada wa Zawadi)

Tunakusanya au kutumia taarifa binafsi zifuatazo kwa ajili ya masasisho ya huduma au madhumuni ya uuzaji:

• Majina na maelezo ya mawasiliano
• Anwani
• Mapendeleo ya uuzaji
• Historia ya ununuzi
• Historia ya michango
• Taarifa za safari ya mtumiaji wa tovuti na programu
• Kumbukumbu za ridhaa, inapobidi

Tunakusanya au kutumia taarifa binafsi zifuatazo kwa madhumuni ya utafiti au kuhifadhi kumbukumbu:

• Majina na maelezo ya mawasiliano
• Anwani

Tunakusanya au kutumia taarifa binafsi zifuatazo ili kuzingatia mahitaji ya kisheria:

• jina
• mawasiliano ya habari
• Taarifa za miamala ya kifedha

Tunakusanya au kutumia taarifa binafsi zifuatazo kwa madhumuni ya kuajiri:

• Maelezo ya mawasiliano (km, jina, anwani, nambari ya simu au anwani ya barua pepe ya kibinafsi)
• Tarehe ya kuzaliwa
• Nambari ya Bima ya Kitaifa
• Nakala za pasipoti au kitambulisho kingine chenye picha
• Historia ya ajira (km, maombi ya kazi, marejeleo ya ajira au ajira ya pili)
• Historia ya elimu (km, sifa)
• Taarifa za haki ya kufanya kazi
• Maelezo ya hatia zozote za jinai (km, Huduma ya Kuzuia Ufichuzi (DBS), Upatikanaji wa NI au ukaguzi wa Ufichuzi wa Scotland)
• Maelezo ya kibali cha usalama (km, ukaguzi wa msingi na kibali cha juu cha usalama)
• Asili ya rangi au kabila

Tunakusanya au kutumia taarifa binafsi zifuatazo kwa ajili ya kushughulikia maswali, malalamiko au madai:

• Majina na maelezo ya mawasiliano
• Anwani
• Mawasiliano

Msingi halali

Msingi wetu halali wa kukusanya au kutumia taarifa binafsi kutoa huduma na bidhaa, ikiwa ni pamoja na uwasilishaji na marejeleo kutoka kwa watu wengine ni:

• Ridhaa: Tuna ruhusa kutoka kwako baada ya kukupa taarifa zote muhimu. Haki zako zote za ulinzi wa data zinaweza kutumika, isipokuwa haki ya kupinga. Ili kuwa wazi, una haki ya kuondoa idhini yako wakati wowote.
• Maslahi halali: Tunakusanya au kutumia taarifa zako kwa sababu zinakufaidi wewe, shirika letu au mtu mwingine, bila kusababisha hatari isiyo ya lazima ya madhara kwa mtu yeyote. Haki zako zote za ulinzi wa data zinaweza kutumika, isipokuwa haki ya kubebeka. Maslahi yetu halali ni:
  • Rekodi usaidizi/shughuli iliyofanywa na itumike bila kujulikana kwa madhumuni ya kuripoti na ufadhili. Taarifa hii haitatumika kwa madhumuni ya uuzaji.
  • Utakapojiunga na mpango wetu wa uanachama utaarifiwa kuhusu faida na njia ambazo tutawasiliana nawe. Kama sehemu ya manufaa yako ya uanachama, tutakutumia mawasiliano, ambayo yanajumuisha taarifa kuhusu utafiti na huduma zinazotolewa, masasisho ya taarifa, tafiti na mialiko ya mitandao, nyumba za likizo na ruzuku za usaidizi.

Msingi wetu halali wa kukusanya au kutumia taarifa binafsi kupokea michango au ufadhili na kupanga shughuli za kuchangisha fedha ni:

• Ridhaa: Tuna ruhusa kutoka kwako baada ya kukupa taarifa zote muhimu. Haki zako zote za ulinzi wa data zinaweza kutumika, isipokuwa haki ya kupinga. Ili kuwa wazi, una haki ya kuondoa idhini yako wakati wowote.
• Maslahi halali: Tunakusanya au kutumia taarifa zako kwa sababu zinakufaidi wewe, shirika letu au mtu mwingine, bila kusababisha hatari isiyo ya lazima ya madhara kwa mtu yeyote. Haki zako zote za ulinzi wa data zinaweza kutumika, isipokuwa haki ya kubebeka. Maslahi yetu halali ni:
  • Uhusiano wa biashara kwa biashara na ushirikiano wa kampuni: Maslahi halali yatakuwa msingi wa DEBRA kuwasiliana na watu waliotajwa katika anwani ya biashara na anwani za ushirika wa kampuni. Unaweza kujiondoa kwenye mawasiliano haya kwa kuwasiliana na idara yetu ya kuchangisha fedha katika fundraising@debra.org.uk.

Msingi wetu halali wa kukusanya au kutumia taarifa binafsi kwa ajili ya masasisho ya huduma au madhumuni ya uuzaji ni:

• Ridhaa: Tuna ruhusa kutoka kwako baada ya kukupa taarifa zote muhimu. Haki zako zote za ulinzi wa data zinaweza kutumika, isipokuwa haki ya kupinga. Ili kuwa wazi, una haki ya kuondoa idhini yako wakati wowote.
• Maslahi halali: Tunakusanya au kutumia taarifa zako kwa sababu zinakufaidi wewe, shirika letu au mtu mwingine, bila kusababisha hatari isiyo ya lazima ya madhara kwa mtu yeyote. Haki zako zote za ulinzi wa data zinaweza kutumika, isipokuwa haki ya kubebeka. Maslahi yetu halali ni:
  • DEBRA itatumia maslahi halali kama msingi wa kisheria wa kuwasiliana na watu ambao wametupa anwani zao za posta ikiwa tutazingatia madhumuni kuwa ya kuridhisha na yanayopatana na madhumuni ya awali.

Msingi wetu halali wa kukusanya au kutumia taarifa binafsi kwa madhumuni ya utafiti au kuhifadhi kumbukumbu ni:

• Ridhaa: Tuna ruhusa kutoka kwako baada ya kukupa taarifa zote muhimu. Haki zako zote za ulinzi wa data zinaweza kutumika, isipokuwa haki ya kupinga. Ili kuwa wazi, una haki ya kuondoa idhini yako wakati wowote.

Msingi wetu halali wa kukusanya au kutumia taarifa binafsi ili kuzingatia mahitaji ya kisheria ni:

• Wajibu wa kisheria: Tunapaswa kukusanya au kutumia taarifa zako ili tuweze kuzingatia sheria. Haki zako zote za ulinzi wa data zinaweza kutumika, isipokuwa haki ya kufuta, haki ya kupinga na haki ya kubebeka data.

Msingi wetu halali wa kukusanya au kutumia taarifa binafsi kwa madhumuni ya kuajiri ni:

• Ridhaa: Tuna ruhusa kutoka kwako baada ya kukupa taarifa zote muhimu. Haki zako zote za ulinzi wa data zinaweza kutumika, isipokuwa haki ya kupinga. Ili kuwa wazi, una haki ya kuondoa idhini yako wakati wowote.
• Mkataba: Tunapaswa kukusanya au kutumia taarifa ili tuweze kuingia au kutekeleza mkataba nawe. Haki zako zote za ulinzi wa data zinaweza kutumika isipokuwa haki ya kupinga.
• Wajibu wa kisheria: Tunapaswa kukusanya au kutumia taarifa zako ili tuweze kuzingatia sheria. Haki zako zote za ulinzi wa data zinaweza kutumika, isipokuwa haki ya kufuta, haki ya kupinga na haki ya kubebeka data.

Msingi wetu halali wa kukusanya au kutumia taarifa binafsi kwa ajili ya kushughulikia maswali, malalamiko au madai ni:

• Ridhaa: Tuna ruhusa kutoka kwako baada ya kukupa taarifa zote muhimu. Haki zako zote za ulinzi wa data zinaweza kutumika, isipokuwa haki ya kupinga. Ili kuwa wazi, una haki ya kuondoa idhini yako wakati wowote.

Tunapata wapi taarifa

• Moja kwa moja kutoka kwako
• Kutoka kwa wanafamilia au walezi
• Kutoka kwa wahusika wengine wa tatu, kwa mfano, NHS, Huduma za Jamii na watoa huduma wengine wa afya na huduma za afya

Tutahifadhi data kwa muda gani

Tunaweka taarifa zako binafsi kwa muda tu tunaohitaji kuzitumia kwa madhumuni yaliyoainishwa katika Sera hii. Sera yetu ya Uhifadhi wa Data inaweka vipindi vya uhifadhi kuhusiana na madhumuni haya husika. Mwongozo kutoka kwa ICO kwa vipindi vya uhifadhi unafuatwa, ikiwa kuna muda wa kisheria unaohitajika kuhifadhi data, madhumuni ya kuhifadhi data na kama kuna sababu halali (km, migogoro ya kisheria ya siku zijazo).

Taarifa binafsi zilizohifadhiwa hupitiwa mara kwa mara na kutupwa ikiwa hazihitajiki tena. Taarifa binafsi ambazo hazihitajiki tena hutupwa kwa usalama au kufichwa kwa madhumuni ya utafiti wa takwimu au kihistoria. Data ya kadi ya malipo haihifadhiwi mara tu muamala utakapokamilika.

Tunayeshiriki naye taarifa binafsi

Wasindikaji wa data:

• • HMRC: Kichakataji hiki cha data kinatufanyia shughuli zifuatazo: Kukusanya Msaada wa Zawadi. Tuna uhusiano wa pamoja wa kidhibiti na HMRC. Tunachakata taarifa zako binafsi na kidhibiti hicho cha pamoja kwa sababu ifuatayo: DEBRA hutuma data ya kifedha kwa HMRC kwa madhumuni ya kukusanya Msaada wa Zawadi kwenye michango.
  • Mpango wa Msaada wa Zawadi wa Rejareja: DEBRA ina sharti la kisheria la kushiriki data na Mapato na Forodha ya HM (HMRC) ili kukusanya Msaada wa Zawadi kwenye mauzo ya bidhaa zilizotumika kutoka madukani mwetu. DEBRA ina wajibu wa kisheria kukujulisha kuhusu mauzo haya, ili uweze kuangalia kama unalipa kodi ya kutosha kufidia kiasi kinachodaiwa. Tutatumia taarifa zako kuweka rekodi zetu zikiwa zimesasishwa. Hii ni pamoja na kurekodi mabadiliko yoyote ya anwani na usasishaji wa tamko la Msaada wa Zawadi. Tutawasiliana nawe kupitia njia unayopendelea. Unaweza kujiondoa kwenye mpango wa usaidizi wa zawadi wa maduka wakati wowote na utapewa notisi ya siku 21 ili kusimamisha dai lolote.

Wengine tunaoshiriki nao taarifa binafsi:

• • Watoa huduma wengine wa afya (km, madaktari wa familia na washauri)
  • Watoa huduma za uangalizi
  • Mashirika tunayohitaji kushiriki taarifa nayo kwa sababu za ulinzi
  • Wakaguzi au wakaguzi wa nje
  • Mashirika ambayo tunalazimika kisheria kushiriki taarifa binafsi nayo
  • Wasindikaji Wengine wa Tatu: Vidhibiti vipo ili kuweka data salama. Mkataba wa Kushiriki Data utawekwa na mtoa huduma yeyote wa nje kabla ya data kushirikiwa, kwa maombi kama vile rufaa za kuchangisha fedha, uuzaji wa zamani, huduma za kuweka nafasi za matukio. Data itatumika tu kwa madhumuni ya mradi wa DEBRA ambao wameteuliwa kutekeleza.
  • Utumaji Barua: Tunaweza kutumia kituo cha kutuma barua mara kwa mara na Mailchimp hutumika kwa utumaji barua mtandaoni.
  • Makampuni ya Kuchangisha Fedha: DEBRA inaweza kutumia kichakataji data cha mtu wa tatu kutafiti wafadhili watarajiwa wa makampuni. Mikataba imewekwa ili kuhakikisha kwamba data yoyote iliyoshirikiwa inahifadhiwa salama.
  • Urithi: Data hukusanywa kwa madhumuni ya utawala.
  • Taarifa za malipo: Hii inajumuisha lakini sio tu maelezo ya kadi ya mkopo/debiti, Just Giving, Stripe na Rapidata. Data hii hupitishwa kwa usalama kwa wasindikaji wa wahusika wengine inapohitajika ili kusindika malipo yako ukifanya manunuzi au michango.
  • Pia tuna uhusiano wa pamoja wa mdhibiti na Unity Lottery. Tunachakata taarifa zako binafsi na mdhibiti huyo wa pamoja kwa sababu ifuatayo: Usimamizi wa bahati nasibu ya DEBRA.
  • Huduma ya uwasilishaji na ukusanyaji wa bidhaa dukani: Ukitumia huduma za uwasilishaji au ukusanyaji wa bidhaa dukani za DEBRA, maelezo yako yanaweza kushirikiwa na wasambazaji wengine. Makubaliano ya kushiriki data yatawekwa ili kulinda data yako.
  • Risiti za Kielektroniki: Ukiamua risiti yako itumwe kwa barua pepe unaponunua katika duka la DEBRA, tutakuchukulia anwani yako ya barua pepe.
  • Mpango wa Kadi ya Uaminifu wa DEBRA: Ukijiunga na mpango huo katika duka la DEBRA tutakusanya jina lako na anwani yako ya barua pepe.
  • Nyumba za Likizo: Unapoweka nafasi ya nyumba ya likizo ya DEBRA, data yako binafsi (majina ya wageni na kama kuna mtu yeyote ana EB) hushirikiwa na ofisi ya bustani ya likizo. Rejelea sera ya faragha kwenye tovuti ya nyumba ya likizo uliyoweka nafasi kwa maelezo zaidi.
  • Rasilimali Watu: DEBRA hutumia zana ya kuajiri watu wengine mtandaoni kukusanya hatua za awali za data ya maombi ya kazi. Data hii huhifadhiwa kwa miaka 2. Data hii huhifadhiwa ndani ya EU kwa mujibu wa sheria ya GDPR. DEBRA ina makubaliano ya kuhakikisha kwamba data yoyote iliyokusanywa inahifadhiwa salama. Ukiajiriwa na DEBRA data yako itahifadhiwa salama kulingana na mahitaji ya kisheria ambayo kwa sasa ni miaka 6 baada ya mwisho wa ajira.
  • Unapoomba nafasi ya Kujitolea: Tunakusanya jina lako, anwani, nambari ya simu na waamuzi ili kushughulikia maombi yako, hundi za DBS n.k. Taarifa hii itashughulikiwa kwa njia sawa na rekodi za ajira.

Jinsi ya kuondoa idhini na kubadilisha jinsi tunavyowasiliana nawe

Unaweza kuondoa idhini yako, na kupinga baadhi au mawasiliano yetu yote ya Masoko ya Moja kwa Moja wakati wowote kwa kuwasiliana na debra@debra.org.uk au kwa kupiga simu ofisi yetu kuu 01344 771961 na kusema barua pepe unayotaka kutengwa nayo. Unaweza kujiondoa kwenye mawasiliano yetu ya masoko wakati wowote kwa kubofya kiungo cha 'jiondoe' mwishoni mwa barua pepe zetu za masoko. Unaweza pia kutumia taarifa hii kutujulisha ikiwa maelezo yako ya mawasiliano yatabadilika ili tuweze kuweka rekodi zetu zikiwa zimesasishwa.

Ikiwa umeonyesha kuwa hutaki kuwasiliana nasi kwa madhumuni ya uuzaji, tutahifadhi maelezo yako kwenye orodha ya 'usiwasiliane' ili kusaidia kuhakikisha kuwa hatuwasiliani nawe kwa bahati mbaya. Hata hivyo, bado tunaweza kuhitaji kuwasiliana nawe ikiwa utaendelea kushughulika nasi, ikiwa ni pamoja na (lakini sio tu):

• Kushughulikia michango unayotoa, au malipo yoyote ya moja kwa moja yanayoendelea.
• Kukupa taarifa unazohitaji ili kushiriki katika shughuli au tukio ambalo umejisajili.
• Malalamiko, kuelezea na kuomba msamaha pale ambapo tumefanya kosa.
• Kushughulikia madai ya kisheria ya siku zijazo kuhusiana na mkataba tulio nao nawe.
• Kuchakata data kwa madhumuni ya usimamizi na sababu za kisheria kama vile usimamizi wa Zawadi, ajira na rekodi za kujitolea.

Haki za Mtumiaji

Watu binafsi wana haki kadhaa kuhusu data zao binafsi, ikiwa ni pamoja na haki ya:

• Fikia data zao: Omba nakala ya taarifa binafsi tunazowahusu.
• Kurekebisha data zao: Omba marekebisho kwa taarifa yoyote isiyo sahihi au isiyokamilika.
• Futa data zao: Omba kufutwa kwa taarifa zao binafsi chini ya hali fulani.
• Zuia usindikaji: Omba vikwazo kuhusu jinsi data zao zinavyotumika.
• Kupinga usindikaji: Kupinga usindikaji wa data zao kwa madhumuni maalum.
• Usafirishaji wa data: Omba uhamisho wa data yao kwa shirika lingine.

Maombi ya Ufikiaji wa Mada

Una haki ya kupata nakala ya taarifa ambayo DEBRA inahifadhi kukuhusu, hii inajulikana kama Ombi la Upatikanaji wa Mada. Ombi la kupata taarifa hii linaweza kufanywa kwa maandishi, kwa Afisa wa Ulinzi wa Data - Dawn Jarvis, kwa barua pepe dawn.jarvis@debra.org.uk au kwa posta kwa DEBRA, The Capitol Building, Oldbury, Bracknell, RG12 8FZ.

Tafadhali toa maelezo mengi iwezekanavyo kuhusu maelezo ya kibinafsi unayotafuta na kama yanahusiana na tukio maalum au tarehe/kipindi mahususi cha muda.

DEBRA haitawahi kuuza taarifa zako kwa wahusika wengine.

Uhifadhi wa Habari

DEBRA inalenga kuhifadhi data binafsi ndani ya EU, hata hivyo kwa baadhi ya huduma za mtandaoni (eBay, Shopify) data inaweza kuwekwa nje ya EU.

Jinsi ya kulalamika

Ikiwa una wasiwasi wowote kuhusu matumizi yetu ya data yako binafsi, unaweza kutulalamikia kwa kutumia maelezo ya mawasiliano yaliyo juu ya notisi hii ya faragha.

Ikiwa bado hujaridhika na jinsi tulivyotumia data yako baada ya kuwasilisha malalamiko kwetu, unaweza pia kulalamika kwa ICO.

Anwani ya ICO: Ofisi ya Kamishna wa Habari Wycliffe House Water Lane Wilmslow Cheshire SK9 5AF

Nambari ya simu ya usaidizi: 0303 123 1113

Tovuti: https://www.ico.org.uk/make-a-complaint

Mabadiliko ya Sera

DEBRA inaweza kusasisha Sera hii ya Faragha mara kwa mara ili kuonyesha mabadiliko katika desturi zetu au mahitaji ya kisheria. Tutawaarifu watu binafsi kuhusu mabadiliko yoyote muhimu kwa kuchapisha sera iliyosasishwa kwenye tovuti yetu na, inapobidi, kupitia mawasiliano ya moja kwa moja.

Sera hii ya faragha ilisasishwa mara ya mwisho mnamo Novemba 2025.